거의 모든 업무를 컴퓨터로 하는 요즘 시대에, 특히 코로나바이러스로 인해 재택근무가 우리의 일상이 된 요즘, 이메일은 가장 기초적이고 기본적인 의사소통의 도구가 되었다.
잘 쓰여진 이메일을 받으면 기분도 좋고, 보낸이에 대한 좋은 감정마저 생길 수 있다. 따라서 하루에도 수십통씩 받고 보내는 이메일 쓰기는 사소하지만 중요한 기술이다. 다음의 3가지로 이메일 쓰는 기본에 대해 생각해 보았다.
1. 문장에 오류가 없어야 한다.
훌륭한 이메일에는 무엇보다 비문이 없다. 즉 읽기에 편하고, 문장의 흐름이 자연스럽다는 뜻이다. 맞춤법의 실수가 많고, 자연스럽지 않은 접속사와 조사 그리고 주술의 관계 등은 읽는 사람을 불편하게 만든다.
이러한 비문이 많은 이메일은 읽는 사람의 집중력을 저하시키고, 결국에는 전하고자하는 본래의 메시지를 전달하기 어렵게 만드는 것이다.
따라서 이메일을 잘 쓰고 싶다면, 작성한 이메일에 문장의 오류나 비문이 있지는를 여러 번 반복해서 읽어보고 수정하는 연습이 필요하다.
2. 단순한 문체
훌륭한 이메일의 두 번째 특징은 심플(간결함)이다.
이메일은 소설이나 시와 같은 것이 아니라서, 화려한 문체나 과도한 미사여구는 피하는 것이 좋다. 그보다는말하고자하는 메시지를 간결하게 쓰는 것이 훨씬 중요하다.
그리고 같은 말이나 비슷한 내용을 중언부언 반복하는 것도 좋지 않다. 간단히 표현할 수 있는 내용을 여러 문장으로 장황하게 늘여 놓지는 않았는지 반드시 다시 살펴보아야 한다.
단순한 문체의 이메일은 읽는 사람의 시간을 줄여주고, 이메일의 핵심적인 메세지를 정확하고 다이렉트하게 보여줄 수 있어 효과적이기까지 하다.
3. 빠른 피드백을 만들어준다
마지막 세번째, 훌륭한 이메일은 읽는 사람의 추후 행동을 하게 만들어준다.
그저 좋은 글만이 좋은 이메일이 되는 것이 아니다. 이메일은 본래의 목적이 있으므로, 좋은 이메일이란 받는 사람이 그 목적대로 행동하게 만들어 줄 수 있어야 한다.
즉 이메일을 받은 사람이 빠른 회신을 해주거나, 뭔가 문제가 있는 것에 대해 행동을 보여주는 등 내가 보낸 이메일로 인해 피드백이 빨리 만들어져야 한다.
따라서 우리는 간결한 문체와 분명한 메시지를 보냄으로써 받는 이가 이해하고, 추후 행동을 하게 만드는 이메일을 작성해야 한다.
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